Tehokkuutta ja yhtenäisyyttä Administer Groupin CRM-arkeen siirtymällä yhteiseen HubSpot-portaaliin

Johdanto

Administer Group oli viimeisten vuosien aikana kasvanut kovaa vauhtia. Yritysostot ja pörssiin listautuminentoimivat tärkeänä lähtölaukauksena tarpeelle saada kokonaisvaltaisempaa näkyvyyttä koko konsernin asiakkuuksiin ja prospekteihin. Konsernissa eri brändien alla toimivilla yrityksillä saattoi olla toisistaan tietämättä päällekäisiä myyntikeskusteluita asiakkaiden sekä prospektien kanssa, jota haluttiin lähteä taklaamaan yhteiseen HubSpot-portaaliin siirtymisellä. Administer Group etsi ulkopuolista kumppania projektin käynnistämiseksi ja vaativien migraatioiden toteuttamiseksi. Kumppaniksi valikoitui Kaksio Labs, joka oli vakuuttanut Administer Groupin vahvalla osaamisellaan erityisesti teknisissä integraatioissa ja migraatioissa.

Portaalista portaaliin siirtyminen 

Kaksion ja Administer Groupin yhteisen projektin alussa läpinäkyvyys oli keskeinen tavoite. Konsernin alla toimivilla Sillalla, Administerilla ja EmCellä oli kaikilla jo omat erilliset HubSpot-portaalit entuudestaan käytössä, mutta päätöksiä oli tehtävänä sen osalta siirtyykö kaikki jo olemassa olevaan portaaliin vai rakennetaanko yhteinen portaali kokonaan alusta asti. Erilaisten vaihtoehtojen punnitsemisen jälkeen päädyttiin jälkimmäiseen vaihtoehtoon.

"Meidän onneksi kaikki olivat tosi tyytyväisiä HubSpotin käyttäjiä, ja oli itsestäänselvyys, että se oli se järjestelmä millä me jatketaan. Ei nähty järkeä jatkaa eri portaaleissa, koska haluttiin edesauttaa läpinäkyvyyttä liiketoimintojen välillä ja yksi yhteinen työkalu koko konsernille pitkällä tähtäimellä." - Kertoo Administer Groupin markkinointijohtaja Susanna Suomela

Kuin sattuman kaupalla, projektin alkuvaiheessa HubSpot lanseerasi uuden "business units" -ominaisuutensa, joka mahdollisti eri brändien hallinnoinnin saumattomasti samasta portaalista. Vaikka eri brändit toimivat saman konsernin alla, omat yksiköt vaativat yksilöllisiä ominaisuuksia ja räätälöintejä palvelemaan parhaiten eri käyttäjäryhmien tarpeita.

Kaksio Labsin asiantuntijat lähtivät taklaamaan haastetta suorittamalla perusteellisen analyysin Administer Groupin tarpeista ja olemassa olevista HubSpot-ympäristöistä. Tarvittavat räätälöinnit suunniteltiin omille liiketoimintayksiköille, esimerkiksi yrityskorttien peruselementit määriteltiin yleisiksi kaikille, mutta samalla luotiin liiketoimintakohtaiset tiedot, jotka olivat näkyvissä vain kyseisen liiketoiminnan henkilöstölle. Käyttäjäryhmille määriteltiin erilaiset käyttöoikeudet, jotta jokainen käyttäjä pääsisi käsiksi omiin tarpeisiin vastaavaan tietoon.

Tehokkaampaa yhteistyötä saman portaalin sisällä

Uusi HubSpot-ympäristö toi merkittävää läpinäkyvyyttä ja järjestelmällisyyttä Administer Groupin eri liiketoimintojen hallintaan. Yhteen HubSpot-portaaliin siirtymisen lisäksi projektin edetessä huomattiin tarve yhdenmukaistaa myös liidien käsittelyprosesseja, harmonisoida markkinoinnin osalta esimerkiksi sähköpostipohjia ja räätälöidä myynnin pipelineja. EmCen asiakaspalvelu muutettiin myös toisesta järjestelmästä Service Hubiin, joka helpotti erityisesti asiakaspalvelun ja myynnin yhteispeliä. Suurimpana etuna Administer Groupilla nähtiin olevan erityisesti läpinäkyvyydessä eri toimintojen välillä.

"Yhdessä portaalissa toimiminen on lisännyt avoimuutta ja selkeyttä liiketoimintojen välillä. Nyt on helpompaa nähdä, kuka toimii minkäkin asiakkaan parissa, mikä puolestaan auttaa esimerkiksi asiakaspalvelun ja myynnin yhteistyötä valtavasti. Vaikka olemmekin vasta alkuvaiheessa, olemme saaneet perusasiat toimimaan hyvin, ja käyttäjiltä on tullut paljon kiitosta." - Kertoo Suomela 

Tulevaisuuden mahdollisuudet ja HubSpotin alati laajentuvat ominaisuudet ja toiminnallisuudet, yhdistettynä ammattimaiseen tukeen, ovat todellinen menestyksen resepti Administer Groupissa nähtynä.

"Meidän tahtotila on, että saadaan meillä sisäisesti vielä laajennettua HubSpotin käyttöä, että ihmiset pääsevät paremmin näkemään ja hyödyntämään sitä tietoa, mitä siellä on. HubSpotissa on niin paljon mahdollisuuksia, ja koko ajan tulee lisää ominaisuuksia, mitä hyödyntää. Nähdään kuitenkin, että tämä on enemmän maratoni kuin sprintti." - Summaa Suomela ajatuksia alustan hyödyistä

Oikea kumppani tukemassa kehitystä

Administer Groupilla haluttiin projektiin teknistä osaamista vaativassa datamigraatiossa, mutta lopputuloksena syntyi hedelmällinen kumppanuus, joka jatkuu kuukausittaisilla kehityspalavereilla sekä omalla Kaksion vastuukonsultilla, jonka kanssa puretaan HubSpotiin liittyviä pähkinöitä.

"Yhteistyö Kaksion kanssa on ollut korvaamatonta. Ilman heidän apuaan tämänkaltaisen kokonaisuuden rakentaminen olisi ollut mahdotonta yksin. Kaksion tiimillä on poikkeuksellista asiantuntemusta, ja he aidosti paneutuvat asiakkaan tarpeisiin löytääkseen parhaat mahdolliset ratkaisut. Olemme antaneet suuntaviivat siitä, miten haluamme asioiden toimivan, ja Kaksio on ollut avainasemassa näiden ratkaisujen löytämisessä." - Tiivistää Suomela ajatuksia yhteistyöstä Kaksion kanssa

Yhteistyö Administer Groupin ja Kaksio Labsin välillä vauhditti olennaista muutosta Administer Groupin toiminnan yhtenäisyydessä. Siirtymällä yhteen HubSpot-alustaan hanke vastasi hajanaisen datan ja myyntiprosessien haasteisiin, edistäen läpinäkyvyyttä ja tehokasta yhteistyötä. Onnistunut kumppanuus ei ainoastaan tehostanut toimintaa, vaan loi myös pohjan jatkuvalle kasvulle hyödyntäen HubSpotin kehittyviä ominaisuuksia vahvan ja innovatiivisen kumppanuuden tukemana.