CRM-migraatiolla kohti tehokkuutta

Epassi on tunnettu innovatiivisista maksuratkaisuistaan työsuhde-etujen saralla sekä nopeasta kasvustaan niin kotimaassa kuin kansainvälisestikin. Vauhdilla kasvava Epassi kohtasi kuitenkin merkittävän haasteen: myyntidata oli hajautettuna eri järjestelmiin eri maissa, mikä vaikeutti yhtenäisten prosessien ja mittareiden luomista. Tilanteen ratkaisemiseksi Epassi tarvitsi kumppanin, joka voisi auttaa yhdistämään myyntidatan yhteen järjestelmään – ja juuri tähän Kaksio Labs astui mukaan.

Haaste: Monimutkainen ympäristö vaati ketterää lähestymistapaa

Epassin haasteet liittyivät erityisesti kansainväliseen liiketoimintaan ja yritysostojen mukanaan tuomiin järjestelmämigraatioihin. Italian markkinoilla käytössä ollut Salesforce-järjestelmä haluttiin korvata HubSpotilla, jotta data ja myyntiprosessit saataisiin yhdenmukaisiksi muiden maiden kanssa. 

"Tahtotila on se, että kaikki myyntidata on HubSpotissa. Meillä on konsernin yhteinen HubSpot-portaali, johon Italian liiketoiminnan, tai oikeastaan myynnin ja markkinoinnin toiminnot, oli tarkoitus migroida. He ovat käyttäneet Salesforcea aikaisemmin, joten Lotta ja Jan-Mikael Kaksiolta hoitivat datamigraation heidän Salesforce-portaalistaan meidän Groupin HubSpot-portaaliin," kuvailee Epassi Groupin Digital Marketing Manager Juuso Helenius.

Ratkaisu: Tiivistä yhteistyötä ja joustavaa projektinhallintaa

Kaksio Labs aloitti projektin kesällä 2024 Italian liiketoiminnan datan migraatiolla Salesforce-järjestelmästä HubSpottiin. Ensimmäinen vaihe oli määritellä tarkasti, mitä tietoa siirretään, mihin kenttiin ja miten se kytketään HubSpotin myyntiputkiin. 

"Läpinäkyvyys oli meille se tärkein asia. HubSpotin kautta pystyy yhdistämään asiakkaan koko asiakaspolun, markkinoinnista asiakaspalveluun asti. Meidän tapauksessamme markkinointi ja myynti ovat kasvun keskeisessä roolissa, ja HubSpot mahdollistaa prosessien sekä datan synkronoinnin. Käyttöliittymän modernius ja selkeys tekevät siitä myös mukavan käyttää," Helenius kertoo.

Kaksio Labsin lähestymistapa oli joustava ja iteratiivinen. Projektin aikana ehdotettiin parannuksia alkuperäiseen malliin, ja tiimin reagointi oli nopeaa. Säännölliset viikoittaiset palaverit varmistivat, että projekti eteni aikataulussa ja että kaikki osapuolet pysyivät ajan tasalla. Tiivis yhteistyö asiakkaan kanssa mahdollisti sen, että jopa kiireellisillä aikatauluilla työ sujui ilman kompromisseja laadussa.

Tulokset: Yhtenäinen järjestelmä ja tehostuneet prosessit

Lopputuloksena Epassi Italian myyntidata saatiin onnistuneesti koottua samaan järjestelmään, mikä paransi huomattavasti datan hallintaa ja myyntiprosessien tehokkuutta. HubSpot mahdollistaa myynnin ja asiakaspolun hallinnan yhdestä paikasta, mikä tukee Epassin kasvua synkronoidusti kaikilla markkinoilla.

"Kaikki on toiminut Kaksio Labsin kanssa todella hyvin, ja lopputulos on ollut erinomainen. Erityisesti tässä projektissa isoin kiitos menee heidän joustavuudestaan. Meillä oli tarve aloittaa nopealla aikataululla, ja sekin onnistui hienosti," Helenius toteaa.