Helaakosken ja Kaksion yhteinen matka alkoi, kun E. Helaakoski Oy:llä päätettiin ottaa HubSpotin CRM-järjestelmä käyttöön tuomaan asiakkuuksienhallintaan, myyntiin ja projektienhallintaan selkeyttä. E. Helaakoski Oy on yksi Suomen suurimmista nostopalveluita tuottavista yrityksistä, jonka työntekijöitä, kalustoa ja uusia projekteja liikkuu jatkuvasti ympäri maata, joten tarve uuden CRM-järjestelmän käyttöönotolle oli ilmeinen.
Ennen yhteisen käyttöönottoprojektin alkua, ongelmana oli hajallaan oleva data myyjien sähköposteissa ja eri lähteissä, joka ei tehnyt tietojen jakamisesta ja yhtenäisestä hinnoittelusta helppoa. Käytössä oli aiemmin kankea ja huono järjestelmä tarjousten laatimiseen, mikä lisäsi ongelmia datan hallinnassa ja tarjousten laatimisessa. Kaiken kaikkiaan E. Helaakoski Oy halusi keskittää ja tehostaa asiakasdatan hallintaa ja liiketoiminnan prosesseja, jotta suuren paletin hallinta olisi helpompaa ainakalustosta, aliurakoitsijoihin, kuskeihin ja kuljettajiin asti.
Uudessa CRM-järjestelmässä E. Helaakoski Oy:lle tärkeintä oli helppokäyttöisyys ja ketteryys. Ominaisuuksia ei saanut olla liikaa, ja eri käyttäjäryhmien tuli päästä helposti käyttöön kiinni. Siispä E. Helaakoski Oy valitsi HubSpotin uudeksi CRM-alustaksi ja Kaksio Labsin kumppaniksi sen käyttöönottoon.
Niin kuin sanonta kuuluu, ‘’hyvin suunniteltu on puoliksi tehty’’, niin myös uuden CRM-järjestelmän käyttöönotossa. E. Helaakoski Oy:llä aloitettiin käymällä sisäisiä keskusteluja työntekijöiden kanssa tulevasta tietojärjestelmämuutoksesta ja käymällä perusteellisesti läpi uuden järjestelmän hyötyjä sekä helppokäyttöisyyttä. Vastaanotto yrityksessä oli jopa yllättävän positiivinen.
‘’Aluksi tietysti oli ainakin itselle semmoinen ajatus, että tuleeko tämä olemaan pitkä ja kivinen tie. Jos katsotaan pelkästään meidän työntekijöiden keski-ikää, joka on aika korkea ja mietitään yleistä asennetta uusien tietojärjestelmien käyttöönottoon, jännitti jättääkö järjestelmä käyttämättä. Lopulta kävi kuitenkin aivan toisin.’’ - Muistelee Markus Tuomi, E. Helaakoski Oy:n ICT-päällikkö
Kaksion projektimalliin kuuluu kattava asiakkaan liiketoimintaan ja yksilöllisiin tarpeisiin tutustuminen heti projektin alkuun ennen kuin järjestelmän käyttöönottoa aloitetaan. Uuden CRM-järjestelmän käyttöönotto sujui paljon sujuvammin ja kivuttomammin, kun heti alkuun käytiin molemminpuolista keskustelua tavoitteista ja tarpeista, jotka liittyvät uuteen järjestelmään. Juuri tätä Kaksion liiketoimintamuotoiluosuutta E. Helaakoski Oy:llä arvostettiin suuresti ja se nostettiin projektin onnistumisen kulmakiveksi. Myös Kaksiolla koettiin, että asiakkaan liiketoiminnan tuntiessa kunnolla ja esimerkiksi myyntiprosesseihin perehtyessä, voidaan tuottaa asiakkaalle arvoa, joka todella auttaa kehittämään liiketoimintaa parempaan suuntaan.
‘’Oli hieno nähdä, että Kaksio halusi oikeasti oppia ja tietää, miten me toimimme. Monta kertaa näkee toimittajia, jotka lähtevät myymään ensisijaisesti järjestelmää, tehdään yhdessä käyttöönotto ja loppupalaverissa neuvotaan soittelemaan, jos tulee kysyttävää. Kaksion kanssa projekti meni niin hyvin, koska ensin haastateltiin meidän porukkaa ja kerättiin tietoa meistä, mikä johti siihen, että meidän työntekijät kokivat tulevansa kuulluiksi ja osallistuviksi tämän järjestelmän käyttöönotossa.’’ - Kertoo Tuomi projektin onnistuneesta aloituksesta
Perusteellinen tiedonkeruu auttoi Kaksion tiimiä ymmärtämään erityisesti, miten E. Helaakoski Oy:llä nostureita ja projekteja myydään, auttaen siten ymmärtämään myyjien tarpeita paremmin. Järjestelmän räätälöintien ja eri integraatioiden tekeminen oli myös helpompaa, kun oli selvillä, mitä tarkoitusta ne lopulta tulisivat palvelemaan.
Uusi CRM-järjestelmä on tuonut E. Helaakoski Oy:n arkeen kauan kaivattua läpinäkyvyyttä ja järjestelmällisyyttä asiakkuuksien sekä projektien hallintaan. Sisäisen selvittelyn kerrotaan vähentyneen ja myyntityö on täten helpottunut, kun tiimillä on avoin näkymä, mitä asiakkaille on myyty ja milloin. HubSpotin automatisoidut toiminnot ovat tuoneet myös helpotusta kentällä toimivien työntekijöiden arkeen. Käyttö koetaan vaivattomaksi, sillä uusi CRM-järjestelmä tekee esimerkiksi sähköpostien ja puheluiden kirjaamisesta helppoa ja automaattista. Myös HubSpotin mobiilisovellusta on kehuttu E. Helaakoski Oy:llä – enää CRM:n käyttö ei ole sidottu tietokoneen ääreen, vaan CRM kulkee mukana myös kentällä ja keikoilla.
‘’Syy, miksi tähän CRM-projektiin lähdettiin, oli se, että halusimme keskittää kaiken datan yhteen paikkaan, tuoda se näkyville myyjien omista sähköposteista ja muista hajallaan olevista lähteistä. Sähköpostista siirtyvät nyt helposti tiedot myös HubSpotiin, mikä on tehnyt esimerkiksi diilien hallinnasta paljon sujuvampaa.’’ - Tuomi kertoo
Myös tarjousten tekeminen, joka ennen koettiin vaikeaksi huonolla järjestelmällä, on HubSpotiin siirtymisen myötä helpottunut valtavasti. Entinen järjestelmä oli kankea eikä tarjonnut tarvittavaa läpinäkyvyyttä myyjille, jotta yhtenäisten tarjousten tekeminen olisi ollut mahdollista. Nyt tarjoukset voidaan tehdä samalla järjestelmällä, mistä asiakastiedot löytyvät, ja ne voi myös säilyttää samassa paikassa.
‘’Myyjät ovat kiitelleet erityisesti sitä, että he voivat nyt nähdä, mitä toiset myyjät ovat tarjonneet, ja pystyvät tuottamaan asiakkaille samankaltaisia tarjouksia. Tämä yhtenäisyys on merkittävä parannus, sillä samalla asiakkuudella voi olla sovittuja erityispiirteitä, ja kaikki myyjät voivat nyt nähdä ne vaivattomasti ilman tarvetta jatkuvasti selvittää ja tiedustella asiakastietoja.’’ - Tuomi kiteyttää uuden CRM-järjestelmän tuoman uudistuksen tarjousten laatimiseen.
Projektin loppupuolella korostui selvästi alkuvaiheen tiedonkeruu ja Kaksion ymmärryksen luominen E. Helaakoski Oy:n toimintatavoista. Tämä ainutlaatuinen lähestymistapa herätti positiivista huomiota E. Helaakoski Oy:llä, ja sen koettiin vahvasti vaikuttaneen sitoutumiseen uuden järjestelmän menestykseen.
‘’Kokemus opetti meille arvokkaan läksyn siitä, kuinka toimittaja voi aidosti kohdentaa vaivaa ja aikaa asiakkaan tarpeiden ymmärtämiseen. Tämä oli ratkaisevan tärkeää sekä projektin onnistumisen että työntekijöiden sitoutumisen kannalta. Uskomme vakaasti, että tämä ainutlaatuinen lähestymistapa toisi lisäarvoa ja menestystä myös tulevissa projekteissamme.’’ - kuvailee Tuomi