Kolmen verkkosivuston suunnittelu ja rakentaminen kahdessa kuukaudessa

Säätiö, jolla on tärkeä tehtävä

Live-säätiö on säätiö, joka perustettiin vuonna 1940 talvisodassa vammautuneiden hoitoa, kuntoutusta ja ammatillista koulutusta varten. Suomalainen yhteiskunta on kehittynyt merkittävästi sitä seuraavien vuosien aikana, ja Live-säätiö on pysynyt kehityksessä mukana muuttamalla omaa toimintaansa pystyäkseen täyttämään alati muuttuvan yhteiskunnan odotuksia.

"Tavoitteenamme on varmistaa parhaalla mahdollisella tavalla, että kaikki yksilöt ovat osa yhteiskuntaamme, Filosofianamme on, että jokainen ihminen on arvokas omana itsenään", sanoo Leena Hallamaa, asiakkuusjohtaja Live-säätiöllä.

Pysyäkseen muuttuvan yhteiskunnan mukana Live-säätiö on päättänyt toteuttaa brändiuudistuksen kaikille sen kolmelle brändille (Invalidisäätiö, Ammattiopisto Live, Live Palvelut) sisältäen uudet verkkosivustot ja alustan markkinoinnin ja myynnin työkaluille keväällä 2018. Brändin uudistusten jälkeen Live-säätiö aloitti verkkosivujen uudelleensuunnittelun. Alustaks Live-säätiö valitsi HubSpotin ja design- ja teknologiakumppaniksi Kaksio Labsin.

Kuulostaako suoraviivaiselta? Tässä on jutun juju: päivitys sisälsi kolme uutta sivustoa, hieman alle 400 erillistä verkkosivua, jotka tehtiin kahdessa kesäkuukaudessa (kesä- ja heinäkuussa). Vaikeusastetta lisäsi tarve saada verkkosivuista helppokäyttöisiä ja helposti saavutettavia. Merkittävällä määrällä Live-säätiön asiakkaista on erikoistarpeita, joihin sisältyy myös erilaisia vammoja, loukkaantumisia, sairauksia tai muita erityisiä tarpeita, mikä pitää ottaa huomioon UI- ja UX-suunnittelussa.

Kolme uutta verkkosivustoa nopealla aikataululla

Live-säätiön tavoitteena oli rakentaa kolme täysin uudistettua verkkosivustoa modernilla ulkoasulla. Sivustojen tuli olla myös helposti käytettävissä ja saavutettavissa, sekä navigoinnin piti tuntua intuitiiviselta kaikkien sidosryhmän jäseniä ajatellen. Käytännön tavoitteina olivat:

• Julkaista kolme laukaisualustana toimivaa verkkosivustoa ennen elokuuta 2018
• Lisätä kuukausittaista kävijämäärää 20% julkaisua seuraavan kolmen kuukauden aikana Growth Driven Designin avulla.

Ensimmäinen tavoite oli kriittistä saavuttaa ajoissa, koska syyslukukausi oli alkamassa elokuun 13. päivä ja uusi sivusto ammattiopisto Livelle (osa Invalidisäätiötä) täytyi olla siihen mennessä valmiina. Toinen tavoite oli säätiön arvojen mukainen: sen sijaan, että kerättäisiin iso kasa inbound-liidejä, päätavoitteena oli mahdollisimman suuri yleisö ja näkyvyys säätiön tärkeälle sanomalle. Toissijaisena tavoitteena oli kasvattaa orgaanisten käyntien määrää, sekä uusien markkinoinnin kvalifioimien liidien hankinta.

Jämäkkä projektinhallinta

Projekti alkoi istumalla projektitiimin kanssa alas suunnittelemaan toteutusta. Live-säätiön brändin muotoillut toimisto toimitti Kaksio Labsille Live-säätiön uuden brändikirjan, joka toimi ohjeistuksena värien, fonttien ja kuvien valitsemisessa.

Strateginen osio aloitettiin ennen tekniseen työhön ryhtymistä. Live-säätiölle luotiin ostajapersoonat, suunniteltiin tulevaisuuden työtehtävät, hahmoteltiin asiakaspolut ja asetettiin tavoitteet projektille. Uudelle sivulle luotiin näiden pohjalta toivelista, sivustokartta ja navigaatiot.

Seuraavaksi Kaksio Labs ryhtyi suunnittelemaan teknistä toteutusta. Projektia suunnitellessa oli syytä ottaa huomioon myös lain asettamat rajaukset. Tiimit loivat yhteistyössä tarkan projektisuunnitelman, joka sisälsi myös suuntaviivat projektin hallinnasta. Näiden myötä luotiin hallinnolliset ohjeistukset, jotka ovat kriittisiä tämän kokoisissa verkkosivuprojekteissa. Kun suuntaviivat olivat selvillä, oli Kaksio Labsin tiimi valmiina rokkaamaan!

Aikatauluissa pysymisen kannalta oli tärkeää sopia toteutuksen rytmistä ja roolijaosta. Koska Ammattiopisto Liven sivusto oli kaikista tärkein, kaikki voimavarat suunnattiin Launch Pad -sivuston luomiseen mahdollisimman nopeasti. Kaksi muuta sivustoa, Live-säätiön oma sivu ja Live Palvelut, aloitettiin muutama viikko myöhemmin. Rooleista puheenollen, Kaksio Labs oli vastuussa yksittäisten pohjien luomisesta ja teknisten ongelmien ratkaisusta sekä sivuston teknisestä kehittämisestä. Live-säätiön tehtävänä oli tuottaa tekstisisällöt uudistetuille sivustoille.

Kaksio loi malliversiot kaikista sivuista oikeilla fonteilla, värimaailmalla ja placeholdereilla kuvia varten. Laajamittainen HubSpot-koulutus oli valmis alkamaan. Kaksio Labs opetti viittä Live-säätiön avainhenkilöä käyttämään HubSpotia ja tekemään muutoksia verkkosivuille. Kloonaamalla Live-säätiö pystyi luomaan toisen ja kolmannen asteen sivut itsenäisesti. Seuraavaksi vuorossa oli kuvien valikoiminen sivustolle. Ne valittiin tarkasti kuvapankista tukemaan uutta brändiä ja sen visuaalista identiteettiä.

Kävijöiden houkutteleminen ja päivitysten tekeminen helpoksi

Yksi sivuston päätavoitteista oli tuoda verkkosivuille merkittävästi lisää vierailijoita. Tätä lähestyttiin sivuston entistä helpommalla käytettävyydellä: tavoitteena tarjota oikeanlaista sisältöä helposti sitä etsivälle ihmiselle. Kerättyjen palautteiden ja edellisten sivustojen analytiikan perusteella, sisältöjä lähdettiin ryhmittelemään uudella tavalla ja sen myötä koko sivuston sisältöpolkuja muokattiin vastaamaan käyttäjien tarpeita. Sisällöistä luotiin kolme keskeisintä sisältöklusteria hakukonelöydettävyyden parantamiseksi. Näitä varten luotiin myös omat teemoja kokoavat pääsivut (pillar page), jotka sisälsivät kaikista keskeisimmät alateemat ja avainsanat.

Live-säätiön työntekijät koulutettiin HubSpotin käyttämiseen ja osallistettiin mukaan projektiin heti alkuvaiheesta lähtien. Live-säätiön tiimi oppi projektin aikana työstämään sivuston tekstejä ja kuvia itsenäisesti sekä tekemään päivityksiä sisältömoduleihin. Kaksio Labsin tehtäväksi jäi keskittyä sivuston tekniseen toteutukseen, josta hyvänä esimerkkinä sivuston teemaan rakennetut räätälöidyt modulit. Näiden avulla sivustostoa oli helppo muokata asiakkaan itsensä toimesta, mutta silti säilyttäen sivuston yhtenäisen rakenteen ja yhtenäisen visuaalisen ilmeen sekä teknisen toimivuuden. 

Saavutettava sivusto kaikille

Varmistaakseen sivustojen saavutettavuuden, tiimi piti erillisen suunnittelupalaverin ymmärtääkseen kaikkia eri haasteita, joita muun muassa oppimisessa haasteita olevilla tai näkövammaisilla asiakkailla on. Sivuston teksti kirjoitettiin selvästi ja tekstistä puheeksi-ominaisuus lisättiin. ReadSpeakerin tekstistä puheeksi -moduuli valittiin käytettäväksi opiston sivuilla. Sivustot testattiin JAWS-näytönlukijalla ja muutoksia tehtiin palautteen perusteella. 

HR-järjestelmän integroiminen

Jotta verkkovierailijoille voitaisiin tarjota mahdollisimman laadukas kokemus, Live-säätiön HR-järjestelmä Sympa HR integroitiin myös sivuihin. Live-säätiöllä on satoja työntekijöitä, joiden kontaktitiedot pitäisi jakaa sivustoilla. Kaksio toteutti hakutoiminnon, jota käyttämällä käyttäjät voivat etsiä työntekijöitä monien hakukriteerien avulla. Niihin kuuluivat muun muassa etunimi, sukunimi, titteli ja sijainti.

Tieto itsessään talletettiin HubDB:n avulla yksinkertaisen toimeenpanon ja helpon käytettävyyden takia. Toistuvien muutosten takia integraatio rakennettiin HR-alustan ja HubSpotin välille. HR-serveri lataa päivittäin CSV-tiedoston kolmannen osapuolen serverille. Koska tiedostoa ei voida muuttaa HR:n puolella, sitä muokattiin sisältämään vain relevantit työntekijät serverillä. Toimenpide on aktivoitu toimimaan päivittäin tiedostosiirron jälkeen ja sen jälkeen muutettu tieto päivitetään HubSpotiin käyttämällä HubDB API:a. Näin kontakti-informaatio on aina ajantasalla ilman ihmisten tarvetta.

Vaikuttavia tuloksia ja menestyksekästä yhteistyötä

Intensiivisen kesän jälkeen kaikki kolme verkkosivustoa testattiin, optimoitiin ja julkaistiin ajallaan. Tämä oli itsessään jo suuri saavutus.

"Kaksio:n omistautuminen on ollut hämmästyttävää. Voin vain kuvitella kuinka monta kesälomapäivää on siirretty projektin takia, mutta sitä ei koskaan näkisi päältäpäin. Päinvastoin - Kaksio:n yllätykset ovat aina olleet positiivisia, kun he ovat olleet aina muutaman askeleen meitä edellä." Hallamaa toteaa.

Työ ei loppunut lanseeraukseen. Jotta kävijämäärätavoite saavutettaisiin, yhteistyötä jatkettiin HubSpotin Growth Driven Design ja jatkuvien inbound-palveluiden muodossa. Tämä tehtiin käyttämällä HubSpotin alustaa, johon kuuluu muun muassa CRM, myynnin ja markkinoinnin työkalut.

Syksyllä tehdyn kovan työn jälkeen kävijätavoitteet eivät pelkästään täyttyneet, vaan myös ylittyivät. Vuoden loppuun mennessä kuukausittainen kävijämäärä kasvoi noin 27%. Sen lisäksi käynnit orgaanisen haun kautta kasvoivat 34% ja MQL:ien määrä kasvoi 21%. Sekä Live-säätiö, että Kaksio Labs olivat enemmän kuin tyytyväisiä tuloksiin.