Toisinaan CRM-järjestelmän perustoiminnot eivät enää riitä tukemaan kasvuyhtiön tarpeita ja tavoitteita. Tällaisissa tilanteissa dataa ei välttämättä voida hyödyntää tarpeeksi tehokkaasti, jolloin sekä sisäiset prosessit että asiakaskokemus saattavat kärsiä. Vastaavanlainen tilanne oli ohjelmistoyritys Metrocilla, jossa muutosta lähdettiin hakemaan uuden ja yrityksen tarpeisiin vastaavan CRM-järjestelmän avulla.
Järjestelmän tulisi olla ketterä ja tarjota yhtenäinen näkymä koko asiakaspolkuun niin myynnin kuin markkinoinnin parissa työskenteleville tiimeille. Erityisesti toiveissa oli tehostaa yrityksen prosesseja järjestelmän avulla, joka tarjoaisi toimintoja markkinoinnin optimointiin sekä myynti- ja markkinointiprosessien automatisointiin. Metrocin myyntitiimin käytössä oli Pipedrive, jossa oli valtava määrä yritykselle arvokasta dataa. Sähköpostikeskustelut, palaverimuistiot, kontaktit ja muu data haluttiin tuoda muuttumattomana uuteen CRM-järjestelmään. Markkinoinnilla ei ollut käytössä mitään CRM-järjestelmää ja toiminnot hoidettiin useassa eri järjestelmässä, mikä kulutti markkinoinnin resursseja ja vaikeutti datan analysoimista sekä hyödyntämistä markkinoinnin ja liiketoiminnan kehittämisessä.
Huolellisen vertailun jälkeen Metrocin tiimi päätyi valitsemaan CRM-järjestelmäksi HubSpotin sen ominaisuuksien perusteella.
“HubSpotista löytyi kaikki, mitä tarvitsemme asiakkuuden hallintaan ja markkinointiin. Halusimme järjestelmän, joka on ketterä ja voidaan helposti kustomoida yrityksemme tarpeisiin. Uskomme, että HubSpotissa voidaan myös tulevaisuudessa tehdä tarpeisiimme taipuvia räätälöintejä, mikäli prosesseihin tulisi muutoksia”, Metrocin markkinoinnista vastaava Hannes Laukkanen kertoo.
Laukkasen mukaan haasteena oli se, ettei Metrocilla ollut sisäisesti resursseja viedä läpi kattavaa CRM-käyttöönottoprojektia. Lisäksi siirrettävää dataa oli runsaasti ja kaikki historiadata haluttiin säilyttää mahdollisimman muuttumattomana. Projektin aikataulu oli melko tiukka, sillä startup-yrityksen toiminta on tyypillisesti nopeatempoista ja uusi järjestelmä haluttiin käyttöön mahdollisimman nopeasti ja vaivattomasti.
“Halusimme, että kaikki menee kerralla nappiin ja kaikki data siirtyy oikeaan paikkaan oikeassa muodossa. Meillä oli siirrettävänä tuhansia kontakteja, jotka haluttiin sujuvasti ja nopeasti HubSpotiin.”
Metrocin tiimi tarvitsi siis kipeästi apua HubSpotin käyttöönotossa sekä datan migraatiossa Pipedrivestä uuteen CRM-järjestelmään, HubSpotiin. Tavoitteena oli, että HubSpot vakiintuisi kiinteäksi osaksi yrityksen prosesseja ja että jokaisella myynnin ja markkinoinnin parissa työskentelevällä ammattilaisella olisi yhtäläinen näkymä asiakkuuden hallintaan liittyviin toimintoihin ja dataan.
Jo CRM-projektin suunnitteluvaiheessa Metrocilla tiedettiin, että tähän projektiin olisi otettava mukaan luotettava ja ketterä kumppani. Huolellisen kartoituksen jälkeen HubSpot-kumppaniksi valittiin osaamisensa perusteella Kaksio Labs.
“Kartoitimme useita eri vaihtoehtoja, mutta viimeistään siinä vaiheessa, kun katselimme Kaksion webinaaria aiheesta datan siirtäminen Pipedrivestä HubSpotiin, tiesimme, että tässä on meille oikea kumppani projektiin. Metrocilla on aktiivinen myyntiorganisaatio, minkä vuoksi webinaarissa keskusteltu aihe herätti kiinnostuksen ja vahvisti päätöksemme siitä, että Kaksio on osaava kumppani ja osaa auttaa juuri myyntiin liittyvien elementtien kuten myyntiputken rakentamisessa HubSpotiin”, Laukkanen muistelee.
Siirtyminen Pipedrivestä HubSpotiin sujui tavoitteiden mukaisesti saumattomasti ja ketterästi Kaksio Labsin johdolla. Metrocin henkilöstö koulutettiin HubSpotin pariin ja järjestelmä räätälöitiin siten, että se toimii kiinteänä osana myynnin ja markkinoinnin prosesseja. Tärkeää oli, että kaikilla asiantuntijoilla olisi yhtenäinen näkymä asiakkuuksiin ja asiakkuudenhallinta tapahtuisi jatkossa helposti yhdessä ja samassa paikassa. Aikataulu oli tiukka, mutta koko projekti saatiin vietyä tehokkaasti läpi tavoiteajassa.
“Teknisesti siirtyminen HubSpotiin oli helppo, vaikka kaikki toiminnot eivät olekaan täysin samanlaisia ja data ei välttämättä löydy aivan identtisistä paikoista vanhaan järjestelmään verrattuna. Esimerkiksi sähköpostien siirtäminen PIpedrivestä HubSpotiin oli pienimuotoinen haaste, mutta Kaksio löysi aina meille sopivan ratkaisun ja ehdotti toimintatapoja, joiden avulla data palvelisi meitä mahdollisimman hyvin jatkossa”, Laukkanen kertoo.
Datamigraatioon ollaan Metrocilla erittäin tyytyväisiä ja data saatiin siirrettyä joustavasti ja nopeasti HubSpotiin. Järjestelmän käyttöönotto onnistui projektin puitteissa myös loistavasti ja sen käyttö on Laukkasen mukaan vastannut odotuksia.
“HubSpotin käyttöönotto ja järjestelmä itsessään vastasi kyllä odotuksia. Kasvukipujakin on ollut, sillä luonnollisesti kaikki ei HubSpotissa toimi myynnin näkökulmasta samalla tavalla kuin vanhassa CRM-järjestelmässä. Nämä ovat toki myös enemmän sellaisia HubSpotin ominaisuuksiin liittyviä asioita, jotka ovat sitten selvinneet käytön myötä. Pidän erinomaisena asiana sitä, että HubSpot myös kehittyy järjestelmänä jatkuvasti.”
Projektiin kokonaisuutena Metrocilla ollaan erittäin tyytyväisiä. HubSpot on tuonut selkeyttä ja järjestelmällisyyttä etenkin sisäiseen viestintään sekä tehtävänjakoon tiimien kesken.
“Myynnin, markkinoinnin ja asiakkuuden henkilöt työskentelevät nyt kaikki samassa järjestelmässä, mikä on huomattavasti parantanut tiedon saavutettavuutta ja läpinäkyvyyttä. Sisäisesti kommunikointi on tehostunut, tehtävien jakaminen tiimien välillä helpottunut kun kaikilla on nyt yhtenäinen näkymä asiakkuuksiin. Uskomme, että myös asiakkaalle toiminta on entistä läpinäkyvämpää ja asiakaskokemus parempi”, Laukkanen kertoo.
Myynnin ja asiakkuuksien lisäksi on HubSpotissa paljon mahdollisuuksia myös markkinoinnin kehittämisen saralla kun sähköpostit, sosiaalisen median kanavat, mainonta ja verkkosivujen seuranta on keskitetty HubSpotiin.
Kaksio Labs saa kehut tehokkaasta ja saumattomasta työskentelystä projektissa. Laukkanen haluaa korostaa, että oikean kumppanin valinta maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin siihen verrattuna, että yritys lähtisi itse toteuttamaan vaativaa datamigraatiota ja HubSpot-järjestelmän käyttöönottoa.
“Työskentely Kaksion kanssa oli mukavaa ja saumatonta. Kaikki sujui hyvin heti projektin alusta ja tarpeiden kartoittamisesta aina migraatioon ja projektin loppuun asti. Toiminta oli responsiivista ja aktiivista, ja erityisesti pidin siitä, että pidimme yhteyttä Slack-kanavan välityksellä, jossa kommunikointi oli helppoa ja vaivatonta. Koko prosessi meni hyvin ja saatiin aikataulullisesti nappiin. Kumppanista saatiin juuri se hyöty, joka haluttiin ja Kaksion asiantuntijuus täytti kaikki odotukset”, Laukkanen hehkuttaa.