HubSpot-käyttöönotto liiketoiminnan tarpeet huomioiden

Verso Foodin CRM-järjestelmän käyttöönoton tarkoituksena oli antaa myynnille helppo työkalu liiden järjestelmälliseen ja tehokkaaseen käsittelyyn. Liikkeelle tahdottiin lähteä kevyellä toteutuksella: pääpaino oli helppokäyttöisen asiakastietojärjestelmän käyttöönotossa. Järjestelmäksi valikoitui useiden suositusten perusteella HubSpot ja käyttöönoton kumppaniksi osaamisellaan ja asenteellaan vakuuttanut Kaksion tiimi.

Verso Food 

Verso Food tekee härkäpavuista mm. kaikkien tuntemaa Härkistä. Asiakkaina yrityksellä on vähittäiskaupan lisäksi pääasiassa elintarviketukkuja ja ravintoloita. Yrityksen toiminnan laajentuessa kansainväliseen kauppaan nousi esiin tarve keskitetylle asiakastiedon hallintajärjestelmälle, jonka avulla myös hiljainen tieto saadaan kaikkien myyjien ulottuville. Järjestelmän käyttöönotolla tavoiteltiin nopeasti kasvavaan toimintaan varmuutta ja läpinäkyvyyttä. Verso Food tarvitsi myös uusia tapoja lähestyä sekä tuotteita käyttäviä ravintoloita että vielä tunnistamattomia asiakkaita. Uusasiakashankintaa ajatellen projektin osana otettiin käyttöön myös HubSpotin uutiskirjetoiminnallisuus.

HubSpot valittiin suositusten perusteella, toteuttaja haastattelujen

”Valitessamme myynnin työkalua, kyselimme lähipiirimme kokemuksia erilaisista CRM-järjestelmistä. Saimme useammalta hyvää palautetta HubSpotista. Käyttöönottoa varten haastattelimme useampia palveluntarjoajia. Kaksion kanssa tuli sellainen olo, että heidän asiantuntijuuteensa ja toimitusvarmuuteensa voi luottaa: Kaksio saa aikaan sen, minkä lupaa. Kaksiolaiset ymmärsivät yrityksemme tarpeet, osasivat selittää meille ymmärrettävästi HubSpotin mahdollisuudet ja auttaa meitä miettimään, miten voisimme parhaiten hyötyä järjestelmästä,” kertoo Verso Foodin tuotepäällikkö Petteri Toivonen. ”Pystyimme lähtemään projektiin luottavaisin mielin.”

Suunnitelmallinen käyttöönotto

Projektin aikataulu oli nopea: Verso Food tunnisti tarpeen yhtenäiselle asiakastietorekisterille kesällä 2020 ja käyttöönottoprojekti Kaksion kanssa lähti liikkeelle jo lokakuussa 2020.

”Heti projektin alussa saimme Kaksiolta hyvin selkeän aikataulun siitä, miten projekti etenee. Sen avulla toteutus lähti hyvin käyntiin. Selkeät raamit helpottivat meidänkin puoleltamme asiantuntijoidemme työn suunnittelua ja aikataulutusta.” Toivonen kertaa.

Projektin aluksi kuvattiin Verson asiakkuuksille tyypilliset asiakaspolut ja Kaks.io haastatteli yrityksen myyntihenkilöstöä. Tällä tavalla varmistettiin, että toteuttaja sai kokonaiskuvan kentästä, jolla Verso Food päivittäin operoi.

Projektin aikana paitsi konfiguroitiin HubSpot CRM, otettiin myös käyttöön kaikki myynnin työkalut, rakennettiin myynnin pipeline ja tuotiin uuteen järjestelmään olemassa oleva asiakastieto. Sovelluksen helppokäyttöisyys oli projektin kantava teema: sen avulla tahdottiin varmistaa järjestelmän käytön juurtuminen päivittäiseen tekemiseen alusta lähtien. Toteutus on tehty puhtaasti B2B-myynnin käyttöön, kuluttajapuoli rajattiin ulos projektista.

Valmista tuli aikataulussa vuoden 2020 lopussa. Tammikuussa 2021 myyjät koulutettiin järjestelmän käyttöön ja helmikuussa asiakkaille lähti ensimmäinen uutiskirje uudesta HubSpot-järjestelmästä. Noin kuukausi projektin valmistumisesta Kaksio piti Versolaisille vielä HubSpot-klinikan, jossa katsottiin, miten järjestelmän käyttö on lähtenyt liikkeelle ja käytiin läpi heränneitä kysymyksiä.

HubSpot myynnin arjessa

Käyttäjät ovat päässeet hyvin kiinni järjestelmän käyttöön, vaikka korona onkin hidastanut horeca-alan toimintaa huomattavasti. Asiakastietokanta on käytössä ja järjestelmän puolesta kaikki valmista myös laajamittaisempaan käyttöön, kun tilanne normalisoituu.

”Kaikki tavoitteet, mitä alussa asetimme, ovat täyttyneet jo tässä vaiheessa,” toteaa Toivonen. ”Myyjien perusarki on helpottunut, kun kaikki tieto on samassa paikassa. Työkalu on hyödyllinen ja myyjien arjessa vahvasti mukana.”

Myyntitiimille HubSpotin mieluisimpia toiminnallisuuksia on visualisoitu asiakaspolku, jonka avulla voi seurata, millaisia asiakkuuksia on työn alla missäkin vaiheessa. ”Asiakkaan tilanteen seuranta on helpottunut. Asiakashallinta on yksinkertaistunut ja uutiskirjetoiminnallisuuksien avulla ollaan saatu paitsi uusia uutiskirjeen tilaajia ja arvokkaita kontakteja, myös uusia asiakkailta.” Toivonen toteaa ilahtuneena.

Hyvät tyypit ja rautainen osaaminen

Toivonen oli vaikuttunut myös projektin aikaisesta yhteydenpidosta ja Kaksion ymmärryksestä siitä, mikä Versolle on keskeisintä. Toivoselle oli tärkeää, että projekti myös pysyi sille ennalta sovituissa raameissa ja valmistui sovitusti.

”Erityiskiitos siitä, että Kaksion asiantuntijat olivat niin hyviä tyyppejä. Oli mukavaa ja rentoa tehdä projektia. Meidän myyntihenkilöstömme on sosiaalista ja he saivat Kaksiolaisilta samanhenkistä vastakaikua. Tehtiin vakavaa asiaa, mutta pilke silmäkulmassa.”

Verson puolella projektissa oli mukana useita henkilöitä, joilla ei ollut aiempaa kokemusta CRM-järjestelmän käyttöönotosta tai käytöstä. ”Silti homma ei mennyt totiseksi konfiguroinniksi, vaan Kaksiolaiset osasivat selittää asiat niin, että ne ymmärrettiin. Ja mikä parasta, saivat porukan innostumaan järjestelmän mahdollisuuksista ja käytöstä! Kaksiolaisten tapa esittää asiat ja kertoa niistä oli innostava ja loi osaltaan hyvää fiilistä.”

Asiakaslähtöinen, toimiva prosessi

Kommunikaatio oli myyntitilanteesta lähtien suoraa, rehellistä ja luottamusta herättävää. ”Kiitos asiakaslähtöisestä toimintatavasta Kaksiolle,” Toivonen sanoo. ”Kokemukseni perusteella voin suositella Kaksiota meidän kaltaisellemme pienelle yritykselle, mutten näe mitään syytä, miksi samat metodit eivät toimisi isommillekin. Kaksiolla on osaamista ja ymmärrystä useammalta eri alalta ja voisin kuvitella, että toimialasta riippumatta osaamista löytyy myös laajempiin toteutuksiin.”