Millaisia resursseja HubSpot CRM-projekti vaatii?

Odottaako lähitulevaisuudessa CRM-järjestelmän käyttöönotto tai uuteen järjestelmään vaihtaminen, mutta et tiedä, kuinka projektiin tulisi valmistautua? Kuten jokainen yrityksen toimintatapoihin ja prosesseihin vaikuttava projekti, myös CRM-järjestelmän käyttöönotto vaatii valmisteluita ja resursseja. Ilman ennakkovalmisteluja tai vaadittavia resursseja, ei projektissa taatusti saavuteta parasta mahdollista lopputulosta. Mihin kaikkeen sitten tulisi valmistautua? Tässä blogitekstissä käymme yksityiskohtaisesti läpi, mitä asioita tulee huomioida ennen HubSpot CRM-projektin käynnistämistä.

HubSpot CRM-käyttöönottoprojektin resurssit voidaan karkeasti jakaa taloudellisiin, aikataulullisiin ja viestinnällisiin sekä henkilöresursseihin. Resurssien tarve ja määrä voivat toki vaihdella organisaation koosta ja projektin luonteesta riippuen, mutta uskomme, että tällä reseptillä päästään jo pitkälle.

Taloudelliset resurssit

Ennen CRM-järjestelmän käyttöönottoprosessia tai uuteen järjestelmään vaihtamista on hyvä pohtia, kuinka paljon prosessiin ja järjestelmään ollaan valmiita investoimaan rahaa. Taloudelliset resurssit määrittävät pitkälti esimerkiksi sen, millaisella lisenssillä HubSpot otetaan käyttöön ja toteutetaanko projekti yksin vai kumppanin kanssa. HubSpot tarjoaa lisenssejä Marketing, Sales, Service, CMS ja Operations Hubeihin. Näiden lisäksi tarjolla on lisenssipaketteja, eli Suiteja, jotka sisältävät kaikki alustan toiminnallisuudet huokeampaan yhteishintaan.  Kaikista Hubeista saatavilla on kolme eriarvoista lisenssityyppiä; Starter, Professional ja Enterprise. 

Lisenssimaksujen lisäksi on hyvä pohtia, kuinka paljon kontakteja tullaan käsittelemään. Kaikki Marketing Hub -lisenssit pitävät sisällään tietyn perusmäärän kontakteja, joille voidaan ilman erillistä maksua kohdentaa markkinoinnin ja viestinnän toimenpiteitä. Ylimenevät kontaktit ovat lisämaksullisia ja myydään 500/1000 kontaktin lisäerissä. Näiden lisäksi myynnin Sales Hub -lisenssissä on tietty määrä myynnin käyttäjiä, joilla on laajemmat työkalut käytössään. Vastaavasti näitä saa ostettua lisää tarpeen vaatiessa.

Käyttöönotto sujuu helposti kumppanin avustuksella. Monesti budjetti räätälöidään vain käyttöönottovaihe huomioiden vaikka usein tukea tarvitaan myös käyttöönoton jälkeen, prosessien vasta jalkautuessa koko organisaation käyttöön. Tämä on hyvä huomioida resursoinnissa jo ennen käyttöönottoprojektin aloitusta.

Aikataululliset resurssit ja viestintä

Vaikka prosessi vietäisiin läpi tehokasta prosessimallia hyödyntäen, vie käyttöönotto oman aikansa. Huolehdi aikataulullisten resurssien järjestämisestä sekä toimivasta sisäisestä viestinnästä. Projektiin osallistuvien henkilöiden tulisi olla jatkuvasti perillä projektin kulusta sekä viestiä mahdollisuuksien mukaan myös muulle organisaatiolle, mitä tulee tapahtumaan ja millä aikataululla. Suunnittele, missä kanavissa ja millä tavoin viestintää ylläpidetään ja kuka siitä vastaa. Pidetäänkö säännöllisiä tapaamisia tai kyselytunteja? Tarvitaanko sujuvan projektiviestinnän ylläpitämiseen yrityksestäsi yksi vai useampi henkilö?

Henkilöresurssit

CRM-järjestelmän käyttöönottoprosessi vaatii luonnollisesti myös tekijöitä. Riippuen yrityksestä voi projektitiimin kokoonpano vaihdella jonkin verran. Jokainen sujuva projekti vaatii kuitenkin tietyt roolit toimiakseen - oli kyseessä sitten suuri tai pieni organisaatio. Seuraavat henkilöt ja roolit ovat mielestämme välttämättömiä prosessin onnistumisen kannalta:

• Projektipäällikkö. Jokainen toimiva projekti tarvitsee projektipäällikön. Projektin sujuvuuden vuoksi tulee yrityksesi projektitiimissä olla henkilö, joka toimii yhteyshenkilönä kumppanin suuntaan ja koordinoi sisäistä tekemistä sekä viestintää.
• Myyntijohtaja ja 1-2 myyjää. Myyntitiimistä mukaan projektiin tarvitaan myyntijohtajan lisäksi 1-2 myyjää, jotka tuovat mukanaan käytännön näkemystä ja kokemusta.
• Sitoutunut projektitiimi. Kokonaisuudessaan yrityksestäsi ainakin 4-6 henkilön tulisi olla valmiina sitoutumaan käyttöönottoprojektiin sekä huolehtimaan siitä, että myös muu organisaatio sitoutetaan uuden järjestelmän käyttöön.

Yleisesti käyttöönoton kannalta keskeistä on huomioida ja varautua siihen, että prosessi vaatii resursseja ja aikaa. Toimiva projekti vaatii mukaan niin yrityksesi johtoryhmän päätöksentekijöitä kuin käytännön työtä tekeviä henkilöitä esimerkiksi myynnin ja markkinoinnin tiimeistä. Vaikka projektitiimi koostuisi vain muutamista henkilöistä, on koko organisaation tärkeää sitoutua prosessiin. Kaikkien on tiedettävä mitä tapahtuu ja millä aikataululla muutokset toteutetaan. Suosittelemme myös, että yrityksesi pyrkii kasvattamaan CRM-osaamista myös sisäisesti. Yrityksessä olisi hyvä olla muutama CRM-osaaja tai asiaan perehtynyt henkilö, vaikka projekti toteutettaisiinkin kumppanin kanssa. Sujuvuuden ja jatkon kannalta on kannattavaa, että kaikki osaaminen ei ole vain konsultin varassa.

Haluatko oppia lisää HubSpot CRM-järjestelmän käyttöönotosta tai CRM-projekteista? Tutustu uunituoreeseen oppaaseemme, jossa HubSpot CRM-järjestelmän käyttöönotto käydään läpi vaihe vaiheelta.

Lataa opas täältä!